Nota de Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal – BeHealthy Festival

1.CINE SUNTEM ȘI CARE ESTE SCOPUL ACESTUI DOCUMENT

World Class Romania SA, persoană juridică romană, cu sediul social în Str. Ion Brezoianu nr. 27, etaj 7, Clădirea Bog’art, Sector 1, București, Romania, având număr de ordine în Registrul Comerțului nr. J40/1837/2004 și având Codul Unic Identificare 16128511 („WCR”) și Asociația Dăruiește Viață, cu sediul în București, Str. Dr. Ion Radovici nr.10 Ap.1, sector 5, cod poștal 050468 și cod fiscal 30563375 (“Asociația”), în calitate de operatori de date asociați (denumiți în mod colectiv “noi” sau “Operatori”, fiecare un “Operator”), 

Vă aducem la cunoștință prin acest document de ce și cum utilizăm datele dvs. cu caracter personal în legătură organizarea și desfășurarea Evenimentului BeHealthy Festival București 2024 (“Evenimentul”). Această Notă de Informare se aplică în ceea ce privește relația noastră cu persoanele care participă la Eveniment și cu părintele/tutorele participanților minori.

“Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, iar o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Această Notă de Informare este întocmită de Operatori, în calitatea lor de operatori de date asociați, în baza legislației privind protecția datelor aplicabilă în România, în special a art. 13-14 din Regulamentul 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește procesarea datelor personale și circulația liberă a acestora, care abrogă Directiva 95/46/EC („RGPD”).  

Dorim să fie clar pentru dvs. de ce și cum folosim datele dvs., modul în care le protejăm, precum și drepturile dvs. în legătură cu utilizarea datelor de către noi. Pentru orice nelămuriri sau clarificări privind prezenta Notă de Informare sau modalitatea în care vă prelucrăm datele dvs., puteți comunica cu noi folosind datele de contact de la finalul acestei note.  

2.SCOPURILE, TEMEIURILE DE PRELUCRARE ȘI CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM

Pentru scopul principal al organizării și desfășurării Evenimentului, prelucrăm următoarele date cu caracter ce vă aparțin: numele complet al participantului minor și al părintelui/tutorelui, emailul părintelui/tutorelui, numărul de telefon și localitatea părintelui/tutorelui, data nașterii, vârsta, și sexul participantului minor, precum și datele cardului bancar al părintelui/tutorelui.

Aceste date cu caracter personal ne sunt necesar pentru: 

Ne bazăm aceste prelucrări de date pe temeiul art. 6 alin. 1 lit. b) din RGPD (executarea unui contract sau pentru demersuri în vederea încheierii unui contract) și pe cel art. 6 alin. 1 lit. a) din RGPD (consimțământul dvs. expres) pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale participanților minori.

  • executarea obligațiilor în materie fiscal-contabilă, de arhivare și raportare către autoritățile publice, precum și pentru asigurarea masurilor de securitate a datelor cu caracter personal impuse de lege;

Ne bazăm aceste prelucrări de date pe temeiul art. 6 alin. 1 lit. c) din RGPD (îndeplinirea unei obligații legale).

  • soluționarea disputelor apărute în legătură cu participarea la Eveniment, în vederea satisfacerii intereselor noastre legitime de a ne exercita sau apăra drepturile în fața instanțelor;
  • efectuarea de analize statistice și raportări interne pentru Operatori, în baza intereselor noastre legitime de a înțelege și analiza activitatea noastră pentru optimizarea sa;

Ne bazăm aceste prelucrări de date pe temeiul art. 6 alin. 1 lit. f) din RGPD (interesele legitime ale Operatorului).

Prelucrăm datele cu caracter personal ale participanților minori în vederea participării acestora la Eveniment și a desfășurării Evenimentului, numai în măsura în care părinții/tutorii participanților minori consimt cu privire la prelucrarea datelor în aceste scopuri. Astfel, participarea la Eveniment nu va fi posibilă în cazul în care părintele/tutorele nu consimte în acest sens pentru prelucrarea datelor copilului minor.

Vă puteți opune oricând prelucrărilor bazate pe interesele noastre legitime descrise mai sus pentru motive care țin de situația dvs. specifică. Pentru mai multe detalii cu privire la drepturile dvs., vă rugăm să consultați Secțiunea 7 (Drepturile Dumneavoastră) din această Nota de Informare.  

3.FURNIZAREA DATELOR ȘI SURSA DATELOR

Atunci când ne comunicați direct datele dvs. cu caracter personal, vă rugăm să furnizați toate categoriile de date cu caracter personal solicitate de noi. În caz contrar, este posibil să nu putem desfășura în mod corespunzător activitatea pentru care ne furnizați datele.

În cazul în care ne furnizați date cu caracter personal ale altor persoane fizice decât dvs., vă rugăm să le informați, înainte de dezvăluirea datelor către noi, despre modul în care intenționăm să le utilizăm datele, de ex. prin transmiterea prezentei Note de Informare către aceste persoane. În cazul în care vom intra în contact direct cu aceste persoane, de ex. pentru a le solicita consimțământul pentru utilizarea datelor lor, atunci când acesta e necesar, ne vom asigura că le transmitem această Nota de Informare.

4.CUI DEZVĂLUIM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Dezvăluim datele dvs. cu caracter personal furnizorilor noștri externi de servicii, cum ar fi, spre exemplu, furnizorii de servicii de contabilitate, furnizori de servicii de procesare de plăți (Netopia Payments), furnizori de servicii de marketing și organizare de evenimente (consultanță, organizare, promovare), si alți furnizori de servicii implicați în organizarea și desfășurarea Evenimentului.

Aceștia vor accesa și utiliza exclusiv datele cu caracter personal necesare pentru prestarea serviciilor contractate de către noi, pe baza unei documentații contractuale adecvate, temeiul acestei dezvăluiri fiind interesul nostru legitim de a contracta și beneficia de serviciile oferite de acești furnizori pentru îndeplinirea activităților noastre.

De asemenea, este posibil să dezvăluim datele dvs. cu caracter personal după cum urmează:

  • putem dezvălui datele cu caracter personal relevante partenerilor noștri de afaceri când acestea sunt justificate de interacțiunea noastră cu dvs. pentru derularea contractelor sau premergător încheierii acestora;
  • auditorilor, consultanților, avocaților noștri sau altor furnizori de servicii profesionale specializate, dacă este necesar pentru furnizarea de către aceștia a serviciilor contractate de noi, având în vedere interesul nostru legitim sau obligația noastră legală de a contracta aceste servicii; și
  • autorităților și instituțiilor publice, în cazul în care avem o obligație legală în acest sens sau la solicitarea expresă a acestora, dacă este permis de lege.

Ca regulă, transferăm datele dvs. cu caracter personal doar către destinatari din state aparținând Uniunii Europene (UE) și/sau Spațiului Economic European (SEE); nu transferăm datele dvs. către state din afara SEE și cerem același lucru furnizorilor noștri de servicii.

5.CUM PROTEJĂM DATELE DVS.

Este foarte important pentru noi să protejăm datele dvs. cu caracter personal. Pentru aceasta, aplicăm măsuri adecvate de asigurare a securității datelor cu caracter personal, printre care:

  • Politici dedicate
  • Măsuri tehnice specifice
  • Instruirea personalului
  • Controlul furnizorilor noștri de servicii
  • Minimizarea datelor 
  • Restrângerea accesului la date

Cu toate acestea, deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dvs., nu putem garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor noastre de securitate. În cazul nefericit în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.

6.CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE DVS.

Intenționăm să păstrăm datele dvs. cu caracter personal atât timp cât va fi necesar pentru a îndeplini scopurile de prelucrare a datelor pe care le urmărim (de ex., în cazul documentelor ce reprezintă justificative fiscale, le păstrăm până la expirarea perioadei legale de păstrare a acestora) sau până la retragerea consimțământului dumneavoastră. Retragerea consimțământului nu va afecta prelucrările anterioare retragerii. 

7.DREPTURILE DVS.

Conform legii, beneficiați de următoarele drepturi legate de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal pe care noi o realizăm:

    7.1 Dreptul de acces: puteți obține de la noi confirmarea că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și informații privind specificul prelucrării cum ar fi: scopul, categoriile de date cu caracter personal prelucrate, destinatarii datelor, perioada pentru care datele sunt păstrate, existența dreptului de rectificare, ștergere sau restricționare a prelucrării. Acest drept vă permite să obțineți gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, precum și contra-cost orice copii suplimentare.

     7.2 Dreptul la rectificarea datelor: puteți să ne solicitați să modificăm datele dvs. cu caracter personal incorecte ori, după caz, să completăm datele care sunt incomplete.

    7.3 Dreptul la ștergere: puteți solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal atunci când: (i) acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat și le prelucrăm; (ii) v-ați retras consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și noi nu le mai putem prelucra pe alte temeiuri legale; (iii) datele cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii; respectiv (iv) datele cu caracter personal trebuie șterse conform legislației relevante.

     7.4 Retragerea consimțământului: puteți să vă retrageți oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prelucrate pe bază de consimțământ, fără însă ca aceasta să afecteze în vreun fel prelucrările realizate anterior retragerii. 

      7.5 Dreptul de opoziție: vă puteți opune oricând prelucrărilor bazate pe interesul legitim al Operatorilor prezentându-ne motive care țin de situația dvs. specifică. Pentru detalii cu privire la prelucrările pe care le realizăm în interes legitim, va rugăm să consultați Secțiunea 2 de mai sus.

    7.6 Restricționarea prelucrărilor de date: puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal de către noi dacă: (i) contestați corectitudinea datelor cu caracter personal, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor în cauză; (ii) prelucrarea este ilegală, iar dvs. vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (iii) datele nu ne mai sunt necesare prelucrării, dar dvs. ni le solicitați pentru o acțiune în instanță; respectiv (iv) în cazul în care v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale Operatorilor prevalează asupra drepturilor dvs. în calitate de persoană vizată.

     7.7 Dreptul la portabilitate: puteți să ne solicitați, în condițiile legii, să vă furnizăm datele dvs. cu caracter personal pe care dvs. ni le-ați furnizat într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat (spre exemplu în format CSV). De asemenea, dacă ne solicitați expres, putem să transmitem datele dvs. cu caracter personal unei alte entități, dacă este posibil din punct de vedere tehnic. Vă veți putea exercita dreptul la portabilitate numai dacă (cumulativ): (i) prelucrarea se realizează prin mijloace automate; și (ii) prelucrarea se realizează în baza consimțământului dvs. sau pentru a executa un contract cu dvs.

     7.8 Dreptul de a nu fi supus unui proces decizional individual automatizat, inclusiv crearea de profiluri: în prezent, nu vă prelucrăm datele cu caracter personal exclusiv prin procese decizionale individuale automatizate. În cazul în care vom iniția asemenea prelucrări de date cu caracter personal, vom suplimenta această Notă de Informare în mod corespunzător. 

   7.9 Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro) în cazul în care considerați că v-au fost încălcate drepturile, folosind detaliile de contact ale autorității include mai jos. Vă solicităm însă respectuos să ne contactați pe noi cu orice plângere sau preocupare pe care o aveți înainte de a lua legătura cu autoritatea. 

Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod poștal 010336 București, România anspdcp@dataprotection.ro 

Vă puteți exercita oricare dintre aceste drepturi față de noi folosind datele de contact din Secțiunea 8 (Contact) de mai jos. 

În cazul în care exercitați oricare dintre drepturile care va revin în baza legii, acest lucru nu va afecta: (i) prelucrările de date care au avut deja loc; sau (ii) prelucrările de date care nu se bazează pe consimțământul dvs.  

  8.CONTACT

Pentru a exercita unul sau mai multe dintre drepturile enunțate mai sus sau pentru a pune o întrebare cu privire la aceste drepturi sau despre prelucrarea de către noi a datelor dvs. cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la adresa de email contact@worldclass.ro. 

  9.VERSIUNI 

Putem modifica această Notă de Informare pentru a reflecta activitățile noastre în care utilizăm datele dvs. cu caracter personal. Vom notifica orice modificare a acestei Notei de Informare prin punerea la dispoziție a Notă de Informare actualizate.